Dostarczamy koordynatorów i supervisorów, którzy nadzorują pracę hostess na Twoim evencie. Koordynator dba o harmonogram, rozwiązuje problemy na miejscu, zarządza logistyką i jest Twoim jedynym punktem kontaktu – dzięki temu Ty skupiasz się na evencie, nie na zarządzaniu personelem.
Kiedy warto zamówić koordynatora?
Nie każdy event wymaga supervisora – czasem 2-3 hostessy świetnie pracują same. Ale są sytuacje, gdy koordynator ratuje Ci nerwy i jakość eventu:
-
Zespoły od 10 hostess wzwyż
Przy dużej liczbie osób koordynator jest praktycznie niezbędny – pilnuje harmonogramu, zmian, przerw -
Akcje w wielu lokalizacjach
Po 1 hostessie w 5-10 punktach? Koordynator objeżdża lokalizacje lub obdzwania zespół z jednego miejsca -
Nie chcesz sam zarządzać hostessami
Nawet przy kilku osobach – jeśli wolisz skupić się na evencie, koordynator przejmuje komunikację -
Roll-outy ogólnopolskie
Przy akcjach w 20+ miastach jednocześnie – koordynatorzy regionalni + supervisor projektu to standard -
Eventy wielodniowe
Trzydniowe targi, festiwale, kilkudniowe akcje promocyjne – koordynator zapewnia spójność działania -
Eventy o dużym znaczeniu wizerunkowym
Gale, premiery, eventy VIP – gdzie nie ma miejsca na improwizację
Co dokładnie robi koordynator na Twoim evencie?
Nadzór pracy zespołu
Pilnuje, żeby każda hostessa była na swoim stanowisku, wykonywała zadania zgodnie z briefem, zachowywała profesjonalizm. Koordynator to osoba, która „trzyma event za rękę” od strony personelu.
Zarządzanie harmonogramem
Dba o zmiany, przerwy, rotacje stanowisk, punktualność. Przy wielodniowych eventach planuje i koordynuje zmiany między dniami.
Rozwiązywanie problemów na miejscu
Nagła nieobecność jednej z hostess? Zmiana lokalizacji stoiska w ostatniej chwili? Problem z materiałami? Koordynator reaguje i znajduje rozwiązania – Ty o niczym nie musisz wiedzieć.
Logistyka eventu
Ekspozycja materiałów, dystrybucja próbek, organizacja przestrzeni stoiska, kontrola ilości. Przy akcjach promocyjnych – zarządzanie stanami magazynowymi materiałów.
Jedyny punkt kontaktu
Zamiast dzwonić do 10 hostess, masz jedną osobę po stronie agencji. Koordynator odbiera telefon, odpowiada na Twoje pytania, przekazuje ustalenia reszcie zespołu.
Raporty i dokumentacja
Przy akcjach promocyjnych koordynator zbiera zdjęcia, liczby (rozdane próbki, kontakty, sprzedaż), notuje obserwacje. Po evencie otrzymujesz raport – materiał do dalszej analizy kampanii.
W jakiej formie koordynator pracuje na evencie?
Na miejscu eventu
Standard przy targach, galach, dużych eventach. Koordynator jest fizycznie obecny przez cały czas trwania eventu, bezpośrednio zarządza zespołem.
Objazd lokalizacji
Przy akcjach w kilku punktach jednego miasta – koordynator objeżdża lokalizacje, sprawdza obsadę, weryfikuje jakość pracy, zbiera raporty.
Koordynacja telefoniczna / zdalna
Przy akcjach rozproszonych po Polsce – koordynator obdzwania zespół, weryfikuje start i zakończenie pracy, zbiera raporty dzienne, rozwiązuje problemy zdalnie.
Roll-outy z supervisorem projektu
Przy ogólnopolskich kampaniach – koordynatorzy regionalni w każdym województwie plus główny supervisor projektu, który łączy raporty i komunikuje się z klientem.
Masz event z zespołem hostess? Odezwij się.
Wycena w ciągu 1h w dni robocze. Doradzimy, czy koordynator jest potrzebny.
> SZYBKA WYCENA <Dlaczego klienci wybierają koordynatorów DNA?
Koordynatorzy z doświadczeniem
Nasi supervisorzy mają za sobą setki zrealizowanych eventów. Wiedzą, jak zarządzić 10-osobowym zespołem na targach, jak poradzić sobie z kryzysem i jak rozmawiać z klientem pod presją.
Wycena w 1h
W godzinach roboczych odpowiadamy w ciągu godziny. Doradzimy przy wycenie, czy koordynator w Twoim scenariuszu jest potrzebny, czy można go pominąć.
Koordynatorzy regionalni
Warszawa, Kraków, Wrocław, Poznań, Łódź, Trójmiasto – w każdym regionie mamy supervisora znającego lokalną specyfikę. Przy roll-outach ogólnopolskich to ogromna przewaga.
Jedna osoba do komunikacji
Koordynator to Twój pojedynczy punkt kontaktu. Dzwonisz do jednej osoby, ta przekazuje ustalenia reszcie zespołu. Oszczędzasz czas i unikasz chaosu.
Elastyczność form pracy
Koordynator na miejscu, objazd lokalizacji, koordynacja telefoniczna, roll-out z supervisorem projektu – dobieramy formę do charakteru Twojego eventu, nie na odwrót.
Ponad dwie dekady na rynku
Działamy od 2000 roku. Setki zrealizowanych eventów z koordynatorami – targi, gale, roll-outy w 20+ miastach, eventy wielodniowe.
Jak zamówić koordynatora? 4 kroki
- 1
Brief i zapytanie
Formularz lub email. Opisujesz event: liczba hostess, lokalizacja/lokalizacje, charakter imprezy, czas trwania, oczekiwana forma koordynacji.
- 2
Wycena w 1h + doradztwo
Otrzymujesz ofertę: koszt koordynatora, formę pracy (na miejscu / objazd / telefonicznie), zakres obowiązków. Doradzamy, czy koordynator w Twoim scenariuszu jest potrzebny.
- 3
Realizacja eventu
Koordynator na miejscu 15-30 minut przed startem – zapoznaje się z przestrzenią, brieful zespół, ustala protokół komunikacji z Tobą.
- 4
Raport i rozliczenie
Po evencie otrzymujesz raport koordynatora – co się działo, co się sprawdziło, co warto zmienić. Faktura po zakończeniu.
Najczęściej zadawane pytania
Od ilu hostess jest potrzebny koordynator?
Zalecamy koordynatora od 10 hostess wzwyż, ale wszystko zależy od charakteru imprezy. Przy kilku hostessach w jednej lokalizacji często nie jest potrzebny – dziewczyny radzą sobie same. Ale przy akcjach rozproszonych (np. po 1 hostessie w 5 lokalizacjach) koordynator jest kluczowy – objeżdża punkty lub obdzwania zespół.
Ile kosztuje koordynator?
Cena zależy od: długości pracy, formy koordynacji (na miejscu / objazd / telefonicznie), doświadczenia wymaganego od supervisora, zakresu obowiązków. Przygotowujemy indywidualną wycenę w ciągu godziny od zapytania.
Czy można wynająć samego koordynatora bez hostess?
Zdarza się to rzadko – koordynatorów zamawiamy głównie do nadzoru naszych zespołów hostess. Jeśli masz specyficzną sytuację (np. własny zespół, który potrzebuje profesjonalnego nadzoru), skontaktuj się – przeanalizujemy indywidualnie.
Jak koordynator komunikuje się z klientem?
Standardowo telefon i email. Przy dużych eventach ustalamy dedykowany kanał komunikacji (np. grupa Slack, WhatsApp, Teams). Koordynator informuje Cię o statusie eventu w czasie rzeczywistym – tak, żebyś nie musiał o nic pytać.
Czy koordynator przygotuje raport po evencie?
Tak. Standardowo otrzymujesz raport: zdjęcia z miejsca, liczby (rozdane próbki, kontakty, frekwencja), obserwacje jakościowe, feedback od zespołu. Przy większych projektach dostępne raporty dzienne.
Czy koordynator ma doświadczenie w mojej branży?
Do każdego projektu dobieramy koordynatora z doświadczeniem pasującym do charakteru eventu. Inny profil pracuje na targach przemysłowych, inny na evencie fashion, inny na promocji FMCG. Przy wycenie podaj branżę – dobierzemy odpowiednią osobę.
Czy koordynator pracuje w całej Polsce?
Tak – mamy koordynatorów regionalnych w największych miastach Polski. Przy roll-outach ogólnopolskich to ogromna przewaga: koordynator znający lokalny rynek sprawniej rozwiąże problemy logistyczne niż ktoś „z zewnątrz”.
Czy koordynatorzy są ubezpieczeni?
Agencja DNA posiada ogólne ubezpieczenie OC obejmujące pracę całego personelu (w tym koordynatorów) podczas realizowanych eventów.
Zamów koordynatora na swój event
Wypełnij formularz – odezwiemy się w ciągu godziny w dni robocze. Opisz event, a my doradzimy, jaka forma koordynacji sprawdzi się najlepiej.
